Czynności kontrolne w ramach kontroli podatkowej

czynności kontrolneKontrola podatkowa to procedura uregulowana w Dziale VI ustawy z dnia 27.08.1997r. Ordynacja podatkowa. Przepisy tej ustawy formułują wiele wymogów i ograniczeń związanych z prowadzeniem kontroli podatkowej. Dlatego też, po formalnym wszczęciu kontroli podatkowej (o tej procedurze kilka zdań napisałem tutaj), jeszcze zanim nastąpi przejście do przeglądania ksiąg podatkowych i dokumentów źródłowych podatnika, należy rozstrzygnąć kilka kwestii formalnych, ważnych dla dalszego przebiegu kontroli podatkowej.

Najistotniejszymi z punktu widzenia kontrolujących urzędników jest prawo kontrolowanego do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych oraz konieczność przeprowadzania czynności kontrolnych w ściśle określonych miejscach.

Zgodnie bowiem z art. 285 § 1 w/w ustawy, czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Zgodnie natomiast z art. 285a § 1 w/w ustawy czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością

Przepisy Ordynacji podatkowej nie wskazują momentu w trakcie kontroli podatkowej, w którym należy rozstrzygnąć powyższe kwestie. Ich charakter powoduję jednak, iż kontrolujący już na samym początku kontroli podatkowej, zaraz po jej formalnym rozpoczęciu, starają się poprzez tzw. „oświadczenia” rozstrzygnąć obie powyższe kwestie na swoją korzyść. Urzędnikom zazwyczaj wygodniej jest, kiedy mogą przeglądać dokumenty bez stałej obecności kontrolowanego lub jego reprezentanta. Mogą porozumiewać się w takiej sytuacji swobodnie. Nie muszą też udzielać informacji i odpowiadać na stresujące pytania kontrolowanego dotyczące aktualnych przepisów podatkowych. Mogą też oczywiście robić przerwy na ważne rozmowy dotyczące bieżącego funkcjonowania urzędu czy życia osobistego. Aby dodatkowo poprawić komfort swojej pracy urzędnicy starać się też będą do ustalenia miejsca wykonywania czynności kontrolnych innych, niż wskazanych w w/w art. 285a § 1 Ordynacji podatkowej.

Kontrola podatkowa w siedzibie urzędu skarbowego

Zgodnie bowiem z art. 285b w/w ustawy, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Przeglądanie dokumentów podatnika przy swoim biurku, w siedzibie organu podatkowego, zapewnia zdecydowanie większy komfort pracy niż siedziba kontrolowanego. Pomijając już takie kwestie jak nieogrzewane, ciasne czy za głośne pomieszczenia jakie udostępniają kontrolującym podatnicy, kontrola w siedzibie organu zapewnia przede wszystkim spokój. Dodatkowo, w przypadku wątpliwości co do poprawności rozliczeń kontrolowanego można w każdej chwili skonsultować się z kierownikiem, radcą prawnym czy też nawet z kolegą urzędnikiem. Popijając na spokojnie kawę można zagłębić się w interpretacje podatkowe czy też orzeczenia sądów administracyjnych.

Istnieje 90% prawdopodobieństwo, iż kontrolujący podczas wszczęcia kontroli podatkowej podsuną Państwu dwa oświadczenia do podpisania:

  • oświadczenie o zgodzie na przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie urzędu;
  • oświadczenie o rezygnacji z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych.

Otrzymają Państwo te dwa oświadczenia dokładnie w takiej kolejności. Najpierw dostaną Państwo do podpisania oświadczenie, w którym wyrażą Państwo zgodę na przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie urzędu. Potem zaś oświadczenie o rezygnacji z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych.

Dlaczego w tej kolejności? Uzasadnienie podsunięcia pierwszego świadczenia będzie mniej więcej takie:  ”po co będziemy tu Państwu przeszkadzać, lepiej zabierzemy dokumenty do urzędu i tam będziemy sobie w nich dłubać.” Na pierwszy rzut oka jest to argumentacja jeszcze do przyjęcia i może będą Państwo skłonni zaakceptować takie rozwiązanie.

Rezygnacja z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych

Uzasadnienie drugiego oświadczenia o rezygnacji z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych będzie mniej więcej takie: „Po co będziemy Pana wzywać jak będziemy w urzędzie przeglądać Pańskie dokumenty, lepiej niech Pan sobie tu pracuje, a my sobie w urzędzie spokojnie przejrzymy wasze dokumenty”. Gdyby najpierw zaproponowano oświadczenie o rezygnacji z prawa do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych mogłaby się zapalić u Państwa czerwona lampka (jak to, dlaczego ja mam rezygnować z prawa uczestnictwa w czynnościach kontrolnych przecież jestem ciekawy co tez urzędnicy będą robić).

Proszę zapamiętać, zgodnie z Ordynacją podatkową:

  • czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej;
  • czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu przechowywania ksiąg podatkowych, np w biurze rachunkowym (chyba że siedzibą działalności gospodarczej jest lokal mieszkalny).

Prawda jest taka, że dla urzędnika najwygodniej jest badać dokumenty w siedzibie urzędu i bez nadzoru Podatnika. Można wtedy sobie spokojnie pracować, bez stresu, zawsze można zrobić sobie przerwę na kawę. Jeśli zależy więc Państwu na szybkości kontroli, proszę nie godzić się na prowadzenie czynności w siedzibie urzędu. Jeśli czynności kontrolne będą przeprowadzane w siedzibie Państwa firmy, będą trwały krócej. Urzędnicy będą się stresować Państwa obecnością i będą z mniejszą zawziętością szukać u Państwa nieprawidłowości. Jeśli nie mogą być Państwo obecni podczas czynności kontrolnych, istnieje możliwiej wyznaczenia wyznaczenia dowolnej osoby, która będzie patrzeć urzędnikom na ręce. Co więcej istnieje większe prawdopodobieństwo, że kontrolujący popełnią błędy, które będą działać na nasza korzyść w późniejszym etapie, czyli na etapie postępowania podatkowego.

Kontrola podatkowa - uprawnienia urzędników

Zgodnie z Ordynacją podatkową, kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
  • wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, o którym mowa w art. 276 § 1;
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
  • żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
  • zabezpieczania zebranych dowodów;
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury;
  •  przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4;
  • zasięgania opinii biegłych.

Składanie wyjaśnień w ramach kontroli podatkowej

W ramach kontroli proszeni będą Państwo zapewne o złożenie wyjaśnień lub udzielenie informacji. Zdarza się czasem że kontrolujący życzą sobie np. zestawienia bądź przedłożenia kserokopii dokumentów. Proszę zapamiętać: nie muszą Państwo tworzyć zestawień, podliczeń, bądź kserować dokumentów na życzenie kontrolujących. To jest zadanie kontrolujących!. Co więcej, co do zasady, nie muszą Państwo wydawać kontrolującym oryginałów dokumentów np. papierowych faktur! Wydanie dokumentów musi nastąpić tylko w dwóch przypadkach.

Zgodnie z Ordynacją podatkową kontrolujący może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:

  • próbek towarów;
  • akt, ksiąg i dokumentów, o których mowa w § 1 pkt  – w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub  gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

W przypadku, kiedy żąda się od Państwa wydania oryginałów dokumentów, należy zapytać się kontrolujących o podstawę takiego żądania. Żądanie wydania oryginałów dokumentów może oznaczać w przypadku A), iż będą one kwestionowane. W przypadku B) należy się kłócić, iż nie wydamy dokumentów, gdyż zapewnimy kontrolującym samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Proszę pamiętać, że jeśli kontrolujący zażądają skserowania faktur to dla Państwa sygnał, że faktura znajdzie się a materiale dowodowym i może być kwestionowana.

expert podatkowy
Close Menu